Pracovní kroky workflow

Workflow se skládá z jednotlivých pracovních kroků. Pracovní krok obvykle pokrývá ucelenou práci jednoho pracovníka v jednom čase. Každý krok musí být vždy přidělen konkrétnímu pracovníkovi, který je obvykle vybrán dle své role, např. Obchodník. Není možné jeden krok přiřadit více obchodníkům a nechat je, ať ho zpracuje kdokoliv z nich. Toto je nutné řešit speciálními postupy, jako např. pomocí zastupování, virtuálních uživatelů, apod.

Vlastnosti pracovního krok

Červenými značkami jsou na obrázku zobrazujícím vlastnosti pracovního kroku označeny vlastnosti, které jsou v drtivé většině dostačující pro správné fungování workflow. Ostatní vlastnosti se obvykle nepoužívají z důvodů minimální funkčnosti, nadbytečnosti, apod.

Jméno

Jméno kroku workflow bude zobrazeno jak v grafu workflow, tak v seznamu pracovních kroků a tedy vlastně úkolů, které má uživatel udělat. Mělo by tedy co nejvhodněji vystihovat činnost, kterou je nutné v kroku provést. Jméno má obvykle jedno až čtyři slova, např. Schválení faktury, Evidence smlouvy, Posouzení reklamace, Skenování dodacího listu, apod.

Vstupní skript

Vstupní skript určuje, komu bude daný krok přidělen. Ve vstupním skriptu se pracovník hledá např. dle své role, pozice ve firmě, schvalovacího limitu, organizační struktury, apod. Druhy vstupních skriptů jsou uvedeny na stránce Vstupní skripty. Krok je možné přiřadit uživateli také přímo dle jména uživatele a vynechat tak vlastnost Vstupní skript, tak jak je to uvedeno na obrázku výše. Obecně je však tento postup chybný, neboť v případě změny pomoci pracovníky, případně jeho opuštění firmy je nutné upravit všechny definice workflow, kde se jeho jméno vyskytuje.
Někdy je složité v systému nadefinovat organizační strukturu, role apod. a v rámci usnadnění práce se tedy místo vstupních skriptů směřují kroky přímo na uživatele. Vždy je to však špatně a v budoucnu to přinese nemalé komplikace.

Provádění skript

Prováděcí kroky určují, co se bude v daném kroku dít, tzn. jaký formulář se uživateli zobrazí k vyplnění, jaké se provedou výpočty, na jaký externí systém se enTeam Workflow manager napojí, apod. O prováděcích skriptech pojednává samostatná kapitola Prováděcí skripty.

Zpět na stránku Tvorba workflow