Mazání dat z enTeam DMS

Systém enTeam DMS je možné nastavit tak, aby umožňoval smazání vybraných uložených dat. Standardně tato možnost není povolena.

Nastavení mazání dat

Pro zprovoznění mazání dat z enTeam DMS je třeba provést následující kroky

• V systémové konfiguraci programu enTeam User nastavit atribut DMSAllowDeletion = True
• V systémové konfiguraci zadat do atributu DMSDeletionDoctypeAspect jméno aspektu, podle kterého se určí, zda je možné dokument smazat, např. DMSDeletionDoctypeAspect=TypDokumentu
• Přidat vybraným uživatelům atribut MTBDMSDeleteableDocTypes obsahující seznam hodnot, které musí aspekt definovaný v předchozím bodě obsahovat, aby bylo možné dokument smazat, např. MTBDMSDeleteableDocTypes=Smlouva
• Výše uvedené nastavení umožní uživateli provést smazání dokumentu typu Smlouva

Pozn. Povolit dokument ke smazání lze i tak, že např. nastavíme atribut MTBDMSDeleteableDocTypes=Smazat a vytvoříme archivační scénář, pomocí kterého vybranému dokumentu nastavíme nejprve atribut TypDokumentu=Smazat a následně nám systém umožní jeho smazání.

Odstranění smazaných dat z JukeBoxu

Smazané dokumenty nebude možné v DMS vyhledat, přesto ale mohou i nadále zůstat vypálené ve virtuálních mediích JukeBoxu. Pro odstranění smazaných dokumentů z JukeBoxu je třeba provést následující postup.

• Do INI souboru přidat do sekce [M/DocServer] následující položky
  • DeleteDocs=1
  • DeleteDocsImmediately=1
  • ReburnDrives=c:\enTeam prezentace\files\jukebox\jukedrive - pokud je požadavek na odstranění dokumentů pouze z vybraných medií (jinak tento klíč nepoužívat)
• Po přidání výše uvedených záznamů do INI souboru budou automaticky vkládány záznamy o smazaných dokumentech do tabulky DS_DELETED_DOCUMENTS
• Spuštění přepálení medií příkazem DocSrvClient.exe reburn2

Pozn. Pokud již bylo umožněno mazání dokumentů z DMS před přidáním záznamů do INI souboru, nedocházelo při mazání k propsání informací do tabulky DS_DELETED_DOCUMENTS a dříve vymazaná data by se z medií neodstranila. Přenesení informací o smazaných dokumentech do tabulky DS_DELETED_DOCUMENTS lze provést např. následujícím SQL dotazem:

INSERT INTO DS_DELETED_DOCUMENTS (DOC_ID, DELETION_DATE, TITLE, BURNED, DOCUMENT_INFO)
SELECT DOC_ID, DELETION_DATE, 'title' as TITLE, 1 AS BURNED, DOCUMENT_INFO
FROM DS_DOCUMENTS
WHERE (DELETION_DATE < '31.12.2998') AND (BURNING_DATE < '31.12.2998') AND NOT DOC_ID IN (SELECT DOC_ID FROM DS_DELETED_DOCUMENTS)