Mazání dat z enTeam DMS

Z enTeam
Skočit na navigaci Skočit na vyhledávání

Systém enTeam DMS je možné nastavit tak, aby umožňoval smazání vybraných uložených dat. Standardně tato možnost není povolena.

Nastavení mazání dat

Pro zprovoznění mazání dat z enTeam DMS je třeba provést následující kroky

  • V systémové konfiguraci programu enTeam User nastavit atribut DMSAllowDeletion = True
  • V systémové konfiguraci zadat do atributu DMSDeletionDoctypeAspect jméno aspektu, podle kterého se určí, zda je možné dokument smazat, např. DMSDeletionDoctypeAspect=TypDokumentu
  • Přidat vybraným uživatelům atribut MTBDMSDeleteableDocTypes obsahující seznam hodnot, které musí aspekt definovaný v předchozím bodě obsahovat, aby bylo možné dokument smazat, např. MTBDMSDeleteableDocTypes=Smlouva
  • Výše uvedené nastavení umožní uživateli provést smazání dokumentu typu Smlouva

Pozn. Povolit dokument ke smazání lze i tak, že např. nastavíme atribut MTBDMSDeleteableDocTypes=Smazat a vytvoříme archivační scénář, pomocí kterého vybranému dokumentu nastavíme nejprve atribut TypDokumentu=Smazat a následně nám systém umožní jeho smazání.


Odstranění smazaných dat z JukeBoxu

Smazané dokumenty nebude možné v DMS vyhledat, přesto ale mohou i nadále zůstat vypálené ve virtuálních mediích JukeBoxu. Pro odstranění smazaných dokumentů z JukeBoxu je třeba provést následující postup.

  • Do INI souboru přidat do sekce [M/DocServer] následující položky
    • DeleteDocs=1
    • DeleteDocsImmediately=1
    • ReburnDrives=c:\enTeam prezentace\files\jukebox\jukedrive - pokud je požadavek na odstranění dokumentů pouze z vybraných medií (jinak tento klíč nepoužívat)
  • Po přidání výše uvedených záznamů do INI souboru budou automaticky vkládány záznamy o smazaných dokumentech do tabulky DS_DELETED_DOCUMENTS
  • Spuštění přepálení medií příkazem DocSrvClient.exe reburn2

Pozn. Pokud již bylo umožněno mazání dokumentů z DMS před přidáním záznamů do INI souboru, nedocházelo při mazání k propsání informací do tabulky DS_DELETED_DOCUMENTS a dříve vymazaná data by se z medií neodstranila. Přenesení informací o smazaných dokumentech do tabulky DS_DELETED_DOCUMENTS lze provést např. následujícím SQL dotazem: 

INSERT INTO DS_DELETED_DOCUMENTS (DOC_ID, DELETION_DATE, TITLE, BURNED, DOCUMENT_INFO)
SELECT DOC_ID, DELETION_DATE, 'title' as TITLE, 1 AS BURNED, DOCUMENT_INFO
FROM DS_DOCUMENTS
WHERE (DELETION_DATE < '31.12.2998') AND (BURNING_DATE < '31.12.2998') AND NOT DOC_ID IN (SELECT DOC_ID FROM DS_DELETED_DOCUMENTS)
Citováno z „https://wiki.enteam.cz/index.php?title=Mazání_dat_z_enTeam_DMS&oldid=179“