Definice základních pojmů

Definice workflow procesu

Návrh workflow, který je zpracován pomocí programu enTeam Workflow Designer. Např. workflow „Faktura přijatá“

Instance workflow

Jde o konkrétní běh jednoho workflow dle definice workflow, např. „Faktura přijatá č. FP-0047/2008“

Pracovní krok

Asi nejdůležitějším pojmem a také nejsložitějším je „Pracovní krok“ - část workflow, která je zpracovávána v jeden časový okamžik jedním pracovníkem. V grafické podobě workflow jde o jeden čtvereček v grafu. Každý krok je vždy přidělen konkrétnímu zpracovateli, tzn. není možné jeden krok přidělit skupině uživatelů (např. všem účetním) a čekat, kdo krok zpracuje. Pokud je jedno, kdo z nějaké skupiny uživatelů krok provede, pak je nutné využít tzv. virtuální uživatele.

U každého pracovního kroku je nutné promyslet a nadefinovat:

• kdo bude daný krok provádět
• jaká činnost bude v kroku prováděna
• jak se bude krok jmenovat
• jaké masky se budou v kroku zpracovateli zobrazovat
• jaký je termín na dokončení kroku a jaká akce se má provést, pokud je tento termín překročen

Hrana grafu workflow

Spojnice mezi jednotlivými kroky. U hrany lze definovat podmínky, za jakých bude hrana otevřená, případně zavřená, tzn. kterou z cest se bude workflow ubírat.

Maska, neboli formulář

Formulář, ve kterém jsou uživateli zobrazeny informace. V masce je možné nadefinovat, které informace se budou uživateli zobrazovat pouze pro čtení a které bude moci editovat. Dále zde mohou být prázdná pole, kam uživatel zadá nové informace. Se zadanými daty ve formě proměnných pak pracuje skript, ze kterého byla maska vyvolána. Na tato pole mohou být v masce aplikovány kontroly zadávaných dat, které se řídí podle typu proměnné použité pro vstup dat.

Skript

Skripty obsahují zápis činností ve workflow v jazyce skriptů. - Skripty pracovního kroku nebo hrany nabývají návratové hodnoty, podle níž se řídí další průběh workflow (typ Boolean). - Vstupní skript pracovního kroku pro vyhodnocení zpracovatele kroku. Návratovou hodnotou je uživatel nebo skupina uživatelů, ze které bude zpracovatel kroku vybrán (typ Usercollection). - Skripty pro zápis činnosti, která má být provedena v případě překročení zadaného termínu pro pracovní krok (eskalační skripty). Tyto skripty nemají návratovou hodnotu (typ Void)

Globální proměnné

Každá definice workflow obsahuje seznam proměnných. Proměnné jsou pak zobrazovány zpracovatelům v maskách. Proměnné jsou uloženy ve Slovníku dat – databázi pro správu proměnných enTeam. Každá instance pak tyto proměnné využívá a nesdílí je s jinou instancí, tzn. jestliže např. proměnná cislo_faktury je použita pro dva procesy s workflow pro dvě různé faktury, proměnná prvního procesu obsahuje příslušné číslo faktury a není druhým procesem nijak ovlivněna a naopak.

Lokální proměnné

Při zpracování kroku, kdy jsou použity informace z masek uložené v globálních proměnných, je možné nadefinovat proměnné pro pomocné výpočty v rámci kroku. Tyto proměnné se neukládají do Slovníku dat a nemohou být použity mimo krok, kde jsou definovány.

Vlastník procesu

Pracovník společnosti, který o daném pracovním procesu ví nejvíce a je schopný spolupracovat na tvorbě workflow procesu.

Zpracovatel kroku

Účastník definovaný v systému správy uživatelů enTeam User, který je při běhu workflow vyhodnocen podle zadaných podmínek ke zpracování kroku.

Účastník procesu

Uživatel procesu přidaný do něj libovolným způsobem (vyhodnocením ve workflow pro zpracování některého kroku, přímým přidáním jiným účastníkem, jako zástupce jiného účastníka procesu).

Virtuální uživatel

V případě, že u kroku nezáleží na tom, kdo jej bude jmenovitě provádět, ale je to dáno např. profesí, lze nadefinovat uživatele se jménem např. „Účetní“ a ostatním uživatelům spadajícím do této skupiny nastavit zastupování tohoto virtuálního uživatele. Pak může krok virtuálního uživatele zpracovat kdokoliv z této skupiny (kdo se toho „ujme“) aniž by musel uživatel předchozího kroku vybírat konkrétního zpracovatele kroku.

Zpět na stránku Tvorba workflow